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CÓMO MEJORAR ACUERDOS PARA TRABAJAR MEJOR Y MÁS A GUSTO

By May 4, 2020 No Comments

Un artículo de Quim Lorente
Amfivia’s content developer & facilitator

Debido a las circunstancias del Covid-19, la mayoría de los equipos hemos sido lanzados a operar desde casa con la urgencia de seguir enfrentado los desafíos y cumplir con las responsabilidades que nos atañen. Después de unas semanas operando en homeworking, la mayoría en circunstancias complejas (urgencia, salud, confinamiento, incertidumbre futura, familia, falta de privacidad…), se han establecido, de manera natural, unos procesos y alianzas, el cómo trabajamos, tanto con nuestros jefes como con los compañeros de equipo.

Tras la primera tempestad vírica y viendo que el panorama de ‘trabajar desde casa en modo confinamiento’ se prolonga, es un muy buen momento para tomar consciencia de qué estamos haciendo que nos funciona y qué necesitamos cambiar para estar mejor y trabajar más a gusto y exitosamente. Es momento de examinar atentamente el qué esperamos los unos de los otros ‘expectativas’, y el cómo relacionarnos cuando trabajamos juntos. A todo ello se le denomina alianza.

Al hablar de cómo los miembros de un equipo desean hablarse, actuar y relacionarse los unos con los otros, se genera una inteligencia sistémica que facilita las relaciones y apoya el logro de los objetivos compartidos. Crear o retocar expectativas y alianzas con el ‘nuevo’ jefe (espero que el jefe/a no haya cambiado, los modos y canales de liderazgo sí lo han hecho :-))

Expectativas:
¿Están los objetivos a corto y medio plazo claros?, ¿Están los hitos temporales marcados?, ¿Están claros los objetivos de desarrollo de mi rol profesional (conocimientos, habilidades, hábitos, disponibilidad y compromiso), etc?

Alianzas:
Disponibilidad – ¿Cuando tengo que estar accesible?, ¿Cómo y cuándo puedo acceder a mi supervisor/a?, ¿Cuan planificadas y con qué antelación debemos programar las interacciones?…

Comunicación – ¿Qué y cómo nos comunicaremos (canales)?, ¿Cuándo?…

Hábitos – ¿Cuánto hay que seguir los mismos horarios de ‘oficina’?, ¿En qué horas debemos coincidir?…

Reuniones – ¿Qué propósito tiene este encuentro?, ¿Cómo valoramos la puntualidad?, ¿Qué agenda seguimos?, ¿La compartimos antes?, ¿Cómo gestionamos los turnos si es necesario?, ¿Cómo gestionamos los micros si somos muchos?, ¿Qué ruidos de fondo se permiten y cuáles no?, ¿Cómo gestionamos si hay interrupciones no deseadas o programadas?, ¿Y las distracciones?…

Feedback y reconocimientos – ¿Cómo y cuándo los hacemos?, ¿En qué foros?…

Otras opciones para ir a mejor:
¿Cómo queremos trabajar juntos?, ¿Qué atmósfera queremos crear en este equipo?, ¿Qué haría que nuestro equipo brillara aún más?, ¿Cómo queremos relacionarnos cuando las cosas se pongan difíciles y nos enfrentemos a problemas?, ¿Con qué nos gustaría contar de parte de cada miembro del equipo?, ¿Qué necesito yo para dar mi 100% de presencia, compromiso y participación?, ¿Qué necesita este equipo de mi? (Esto respondido por los demás, no por uno mismo), ¿Cómo nos vamos a apoyar y retar mutuamente?, ¿Cómo nos queremos comportar, que consideramos aceptable y no aceptable en términos de conductas?…

Preguntas como éstas guían una conversación rica en la que todos participan y dan respuesta, diseñando así una fórmula única que satisface la necesidad de ser co-creadores del ambiente de trabajo en el que participamos, conscientes de que aquello que es importante para cada uno tiene lugar y es oído por todos los miembros del equipo.

Ejemplo
Definir una alianza de cuando usar cada herramienta

  • Email: hilos cortos de mensajes y cosas no urgentes. Si hay algo urgente especificar en el asunto del mail. No todo puede ser urgente. Usar alianzas para decidir qué y qué no lo es.
  • Mensajería instantánea / Chat: urgencias. Comunicación rápida. Conversaciones máx. 2’. Usarla para antes de generar llamadas.
  • Teléfono: planifica tus reuniones telefónicas vs. llamar en caliente.
  • Video llamada: para proyectos/interacciones más largas. Manda agenda, tiempos por tema, temas a preparar…

Reflexión
El tener el espacio y la escucha del equipo para alzar la voz y manifestar la opinión personal genera confianza y seguridad. Para muchos, la seguridad es un ingrediente clave cuando se trata de trabajar juntos, para otros, esto marca la diferencia en el nivel de participación y compromiso que se tenga en el equipo.

Para asegurar la seguridad y la transparencia cuando trabajan juntos, los equipos inteligentes crean acuerdos expresados en un contrato mutuo. Esto enmarca la manera en que el equipo trabajará junto, creando un espacio de seguridad mientras establece una intención acerca de la naturaleza de su interacción. Tan importante como llegar a acuerdos comunes, lo es también que estos acuerdos sean cuidadosamente anotados -registrados-y aún más, que se revisen constantemente.

Seguimiento
Si no hacéis retoques periódicos de vuestras alianzas después de unas semanas (3 máximo) establecer una sesión de re-alineamiento con el supervisor/a y/o equipo. Usar chequeos frecuentes tanto operativos como emocionales para mantener el camino.

Espero que el acordar mejores alianzas os ayude a todos/as a estar más a gusto y trabajar mejor. También os pueden servir, cambiando el contenido, para estar más alineados en casa.

Salud!

Quim Lorente
Amfivia’s content developer & facilitator

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